Praca zdalna a wymagane składki i podatki

Coraz powszechniejsza praca zdalna sprawiła, że konieczne jest ponowne przeanalizowanie skutków związanych z podatkami dochodowymi i składkami na ubezpieczenie społeczne. W sytuacji, gdy zatrudniony otrzymuje od pracodawcy sprzęt do użytku służbowego to nie otrzymuje w ten sposób dodatkowego przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych czy też oskładkowaniu ZUS. Oczywiście sprzęt ten musi być wykorzystywany jest w celach służbowych. Podatki jak i obowiązki składkowe powstałyby w sytuacji, gdyby sprzęt został przekazany nieodpłatnie na własność podwładnego lub pracodawca dopuszczałby użytkowanie go w celach prywatnych. Jednakże incydentalne wydarzenia wykorzystania służbowego sprzętu w celach prywatnych nie powinny skutkować powstaniem przychodu dla pracownika.

Co z ekwiwalentem za wykorzystywanie sprzętu prywatnego do celów służbowych?

Czasem pracownicy zdalni wykonują pracę z wykorzystaniem własnego sprzętu lub narzędzi. Zgodnie z ustawą o COVID-19 nie przewiduje się w takiej sytuacji przyznania pracownikom rekompensaty lub ekwiwalentu z tego tytułu. W przypadku jednak, gdy pracodawca podejmie decyzję o przyznaniu świadczenia na pokrycie zużycia wykorzystywanych własnych narzędzi, sprzętu lub wyposażenia to będzie to dla pracownika dodatkowy przychód ze stosunku pracy podlegający PIT i ZUS. Możliwe jest zastosowanie zwolnienia podatkowego oraz wyłączenia świadczenia z podstawy wymiaru składek ZUS, gdy taka wypłata spełnia łącznie następujące warunki:

  • została wypłacona w pieniądzu,
  • jej wysokość jest proporcjonalna do kosztów ponoszonych przez pracownika (racjonalny związek pomiędzy kwotą przekazaną mu a wartością używanych narzędzi, materiałów lub sprzętu czy stopniem ich zużycia),
  • narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika i muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Zwolnienie to ma także zastosowanie o ekwiwalentu za wykorzystywanie przez pracownika takich przedmiotów jak:

  • biurko,
  • krzesło,
  • połączenie internetowe,
  • materiały biurowe,
  • komputer,
  • telefon komórkowy.

Najważniejsze jest, aby ustalić taką wysokość ekwiwalentu, aby nie budziła wątpliwości co do jej racjonalności i rekompensaty za faktycznie używane sprzęty.

Co w przypadku z okazjonalnym dojazdem do biura?

Czasem konieczne jest odbycie wizyty w biurze. Obecnie pracodawcy w trosce o zdrowie załogi decydują się na finansowanie przejazdów do pracy taksówkami lub opłacanie miejsc parkingowych. Według stanowiska organów podatkowych z ostatnich miesięcy pandemii stwierdzono, że zapewnienie bezpiecznych warunków dotarcia do pracy i zwrotu kosztów dojazdu lub parkingu jest zaliczane do interesu pracodawcy i nie stanowi przychodu dla pracownika.

Praca zdalna a koszty uzyskania przychodów

W przypadku pracy zdalnej pracownicze koszty uzyskania przychodów wynoszą:

  • 250 zł miesięcznie – gdy podatnik otrzymuje przychody z tytułu jednego stosunku pracy,
  • 300 zł miesięcznie – gdy miejsce stałego lub czasowego jego zamieszkania jest zlokalizowane poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy.